Eventanfragen bündeln & vorqualifizieren
Telefon, Mail, Formular – alles an einer Stelle.
- Welches Event, welcher Bedarf, welcher Zeitrahmen
- Anfragen über alle Kanäle zusammengeführt
- Geordnet statt verstreut
Für Eventmanager, Agenturen & Veranstalter
KI-Automatisierung für Eventmanager & Veranstalter
Rund um eine Veranstaltung prasseln Anfragen, Termine und Rückrufe gleichzeitig ein – über Telefon, Mail und Formular. Floxio bündelt alles an einer Stelle, qualifiziert vor, schlägt Termine und Rückrufe vor und eskaliert Dringendes sofort an Sie. So behalten Sie auch in der heißen Phase den Überblick.
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Datenschutz nach DSGVO
Dringendes sofort eskaliert
Das Problem
Rund um ein Event wird es laut – auf allen Kanälen gleichzeitig
Je näher die Veranstaltung rückt, desto mehr läuft parallel: Gäste, Dienstleister, Partner und das Team melden sich gleichzeitig. Wer in diesem Trubel die Übersicht verliert, übersieht das Wichtige – und genau das kann teuer werden.
Alles kommt gleichzeitig reinRund um eine Veranstaltung prasseln Anfragen, Termine und Rückrufe gleichzeitig ein – schneller, als ein Team sie sauber abarbeiten kann.
Dringendes geht im Chaos unterIm Trubel der heißen Phase verschwindet das wirklich Wichtige zwischen lauter Routineanfragen.
Viele Kanäle parallelAnruf, Mail, Formular – die Anfragen kommen überall an und niemand führt sie zusammen.
Kein zentraler ÜberblickWer braucht was, wann und von wem? Ohne eine gemeinsame Übersicht weiß das niemand vollständig.
Rückrufe verspäten sichAnfragen sammeln sich, Rückrufe verzögern sich – und Gäste oder Partner fühlen sich nicht ernst genommen.
Was Floxio für Eventmanager automatisiert
Anfragen bündeln, Termine koordinieren, Dringendes durchstellen
Floxio fängt die Anfragen auf, die sonst zwischen den Kanälen verloren gehen, koordiniert Termine und Rückrufe und sorgt dafür, dass das Wichtige nicht in der Masse untergeht.
Termine vorschlagen & koordinieren
Schluss mit dem ewigen Hin und Her bei der Terminfindung.
- Terminwünsche strukturiert aufgenommen
- Auf Wunsch an Ihren Kalender angebunden
- Sie bestätigen, was wirklich passt
Rückrufe organisieren
Wer wollte was – und wann ist er erreichbar?
- Name, Nummer und Anliegen notiert
- Beste Rückrufzeit gleich miterfasst
- Geordnete Rückrufliste statt Zettelchaos
Dringende Fälle eskalieren
Dringendes wird als dringend behandelt – sofort.
- Sie legen fest, was dringend ist
- Sofortige Benachrichtigung an Sie
- Per Anruf, SMS oder Telegram
Zentrale Übersicht & Dashboard
Anfragen, Termine und offene Punkte auf einen Blick.
- Alles an einer Stelle zusammengeführt
- Wer braucht was, wann – nachvollziehbar
- Team und Sie stets auf demselben Stand
E-Mail vorsortieren
Gäste, Dienstleister, Partner – getrennt statt durcheinander.
- Neue Anfragen nach oben sortiert
- Standardfragen mit Antwortentwurf
- Wichtiges geht nicht unter
Im echten Einsatz erprobt
Aus der Praxis: dieselbe Technik läuft im Tagesbetrieb
Floxio ist nicht nur Theorie. Dieselbe Technik läuft seit Monaten im eigenen Hotelbetrieb – am Telefon nimmt unter anderem unsere Assistenz Jenny Anrufe entgegen, im Postfach sortiert eine E-Mail-Automatisierung Anfragen vor. Auf Events übersetzt heißt das: In der heißen Phase werden alle Anfragen über Telefon und Postfach gebündelt, Termine vorgeschlagen und Dringendes sofort an Sie eskaliert – statt dass alles gleichzeitig auf Ihrem Tisch landet.
- Anfragen über Telefon und Postfach an einer Stelle gebündelt
- Termine und Rückrufe vorgeschlagen und koordiniert
- Dringendes sofort erkannt und an Sie weitergeleitet
- Alles im Blick – per Übersicht, E-Mail oder Telegram
Telefon
Anrufe annehmen, Anliegen aufnehmen, Dringendes durchstellen.
E-Mail & Anfragen
Postfach vorsortieren, wiederkehrende Fragen beantworten.
Prozesse & Koordination
Termine vorschlagen, Rückrufe organisieren, Tools verbinden.
Dashboard
Anfragen, Termine und offene Punkte auf einen Blick.
Demo
Testen Sie es selbst – rufen Sie Lina an
Stellen Sie Lina Fragen wie jemand, der eine Veranstaltung plant. Schildern Sie ein Anliegen oder einen dringenden Fall und hören Sie, wie eine KI-Telefonassistenz reagiert. Kein Formular, kein Login – einfach wählen.
Beispielablauf
Von der Anfrage bis zur geordneten Übersicht
In der heißen Phase rund um ein Event vom ersten Anruf bis zur sauberen Übersicht – ohne dass Sie jede Anfrage selbst sortieren müssen.
1
Anfrage kommt rein
Ein Anruf oder eine Anfrage rund ums Event geht ein – über Telefon, Mail oder Formular. Die KI nimmt an, statt den Kontakt ins Leere laufen zu lassen.
2
Bündeln & qualifizieren
Die KI klärt: welches Event, was wird gebraucht, wann? Sie führt die Anfrage mit den anderen Kanälen an einer Stelle zusammen.
3
Termin oder Rückruf
Ein passender Termin oder Rückruf wird vorgeschlagen bzw. organisiert – auf Wunsch direkt an Ihrem Kalender. Sie bestätigen, was passt.
4
Eskalieren oder ablegen
Dringendes wird sofort an Sie eskaliert, der Rest landet geordnet in der Übersicht – damit nichts untergeht.
Wo der Mensch übernimmt
KI nimmt auf und koordiniert – Sie treffen die Zusagen
Die KI verschafft Ihnen Überblick und nimmt Ihnen die Routine ab. Sie ersetzt aber nicht Ihre Entscheidungen rund um die Veranstaltung.
Dringendes geht immer an Menschen
Dringende oder heikle Anliegen werden nicht von der KI „abgehandelt", sondern sofort an Sie oder Ihr Team weitergeleitet. Die Entscheidung, wer wann reagiert, treffen Sie.
Keine Zusagen oder Preise ohne Sie
Verbindliche Zusagen, Verträge und Preise treffen Sie. Die KI nimmt den Wunsch nur auf und koordiniert – die endgültige Freigabe bleibt bei Ihnen.
Sicher & verlässlich
Worauf Sie sich verlassen können
Datenschutz nach DSGVODaten verschlüsselt übertragen, Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Rund um die Uhr erreichbarAnfragen werden auch nach Feierabend und am Wochenende angenommen.
Dringendes zuerstWas Sie als dringend festlegen, wird sofort an Sie eskaliert.
14 Tage kostenlosOhne Einrichtungskosten. Erst danach zahlen Sie etwas.
Häufige Fragen
Was Eventmanager vor dem Start wissen wollen
Wie bündelt die KI eingehende Eventanfragen?
Sie nimmt Anfragen über Telefon, Mail und Formular auf, qualifiziert sie vor – welches Event, welcher Bedarf, welcher Zeitrahmen – und bringt alles an einer Stelle zusammen. Statt verstreuter Kanäle haben Sie einen geordneten Überblick. Mehr dazu unter Anfragen & Leads.
Kann die KI Rückrufe und Termine vorschlagen?
Ja. Terminwünsche werden aufgenommen und auf Wunsch an Ihren Kalender angebunden, Rückrufe geordnet organisiert. Verbindlich bestätigt wird ein Termin erst, wenn Sie ihn freigeben.
Werden dringende Anliegen sofort eskaliert?
Ja. Sie legen fest, was als dringend gilt. Solche Fälle werden sofort an Sie weitergeleitet, statt auf die normale Liste gesetzt zu werden – per Anruf, SMS oder Telegram, ganz wie Sie es einrichten.
Bekomme ich eine zentrale Übersicht?
Ja. Anfragen, Termine und offene Punkte laufen in einer Übersicht beziehungsweise einem Dashboard zusammen, sodass Sie und Ihr Team jederzeit wissen, wer was wann braucht. Mehr dazu unter Dashboards & Benachrichtigungen.
Funktioniert das für ein einzelnes Großevent genauso wie fürs laufende Geschäft?
Beides. Sie können die KI dauerhaft laufen lassen oder sie gezielt für die heiße Phase rund um ein einzelnes Event hochfahren – je nachdem, was Sie gerade brauchen.
Wie schnell ist das einsatzbereit?
Wir brauchen ein Gespräch, Zugriff auf die nötigen Systeme und Ihr Wissen zu typischen Anfragen. Bau und Anbindung übernehmen wir – eine erste Version steht oft in wenigen Wochen. Gerade vor einem Event planen wir den Start ehrlich ein. Was sich automatisieren lässt, sehen Sie auch unter Prozessautomatisierung.
Potenzialanalyse
Behalten Sie die heiße Phase im Griff
In 20 Minuten schauen wir gemeinsam, welche Anfragen rund um Ihre Events am meisten Zeit kosten – und wie eine KI sie bündelt, Termine koordiniert und Dringendes für Sie eskaliert. Danach erhalten Sie ein Angebot, das zu Ihnen passt. 14 Tage testen Sie kostenlos.
Passende Leistungen: KI-Telefonassistenz · Anfragen & Leads · Dashboards & Benachrichtigungen · Prozessautomatisierung