Mandantenanfragen sortieren
Jede Anfrage landet im richtigen Korb.
- Eingehende Mails nach Anliegen ordnen
- Belege, Rückfragen und Termine trennen
- Dringendes sofort sichtbar machen
KI-Automatisierung für Steuerberater & Kanzleien
Mehr Zeit fürs Mandat, weniger Unterbrechung am Telefon.
In der Saison reißt jeder Anruf aus der konzentrierten Arbeit. Floxio fängt Routineanfragen ab, sortiert den Dokumenteneingang vor und beantwortet Standardfragen – damit Ihre Kanzlei zur Ruhe kommt und das Team sich auf die Mandate konzentriert.
14 Tage kostenlos testen
Vertraulichkeit & DSGVO
Server in der EU
Der Kanzlei-Alltag
Konzentration ist Ihr knappstes Gut – und das Telefon kennt keine Rücksicht
Während Sie an einer Erklärung sitzen, klingelt das Telefon zum dritten Mal. Mandanten fragen nach dem Stand, schicken Unterlagen kreuz und quer, und immer wieder geht es um dieselben Dinge. In der Saison wird daraus ein Dauerrauschen, das echte Facharbeit verdrängt.
Anrufe reißen aus der ArbeitGerade in der Saison unterbricht jeder Klingelton die konzentrierte Bearbeitung – und danach muss man sich erst wieder eindenken.
Mandantenanfragen häufen sichRückfragen zum Bearbeitungsstand, zu Belegen, zu Terminen – das Postfach läuft schneller voll, als das Team es abarbeiten kann.
Dokumente kommen unstrukturiertBelege per Mail, als Foto, im Anhang, mit kryptischen Dateinamen – das Sortieren frisst Zeit, bevor überhaupt gearbeitet wird.
Fehlende Unterlagen, drohende FristenOhne Nachhaken bleiben Lücken offen – und wer fehlende Unterlagen erst spät bemerkt, gerät unnötig unter Fristendruck.
Immer die gleichen Standardfragen„Wie schicke ich die Belege?", „Wann ist mein Termin?", „Wie ist Ihre IBAN?" – Routine, die trotzdem jemand beantworten muss.
Was Floxio für Kanzleien automatisiert
Routine raus, Konzentration rein
Wir bauen keine Beratung – wir nehmen Ihrer Kanzlei die wiederkehrende Organisation rund um Mandanten, Dokumente und Termine ab. Was ein Mensch entscheiden muss, landet sauber vorbereitet bei Ihnen.
Dokumenteneingang strukturieren
Belege kommen sortiert an, nicht als Haufen.
- Anhänge erfassen und benennen
- Pro Mandant zusammenführen
- Sauber ablegen, z. B. in Drive
Fehlende Unterlagen erkennen & nachhaken
Lücken auffallen, bevor sie zum Problem werden.
- Abgleich, was noch offen ist
- Freundliche Erinnerung an Mandanten
- Nachfassen, ohne dass Sie dran denken müssen
Standardfragen beantworten
Die immer gleichen Auskünfte – automatisch.
- Öffnungszeiten, Ablauf, „Wie schicke ich Belege?"
- Organisatorische Fragen am Telefon
- Fachliches grundsätzlich an die Kanzlei
Rückrufe & Termine aufnehmen
Kein Anruf bleibt unbeantwortet.
- Anliegen und Rückrufwunsch erfassen
- Terminwünsche aufnehmen
- Auch außerhalb der Bürozeiten erreichbar
Übergabe ans Team vorbereiten
Wenn ein Mensch ran muss, ist alles dabei.
- Anliegen kurz und klar zusammengefasst
- Zugeordnet zum richtigen Sachbearbeiter
- Benachrichtigung per Mail, Telegram oder Dashboard
Wichtig: keine Rechts- oder Steuerberatung durch die KI
Floxio übernimmt Organisation, nicht Beratung. Der Agent gibt keine steuerlichen oder rechtlichen Auskünfte. Fachliche Fragen werden grundsätzlich an die Kanzlei weitergegeben – der Mensch entscheidet, die KI bereitet nur vor.
- Keine steuerlichen Auskünfte, keine Bewertung von Sachverhalten
- Fachliche Anliegen werden klar als solche erkannt und eskaliert
- Im Zweifel rät der Agent nicht – er reicht weiter
- Schweigepflicht & Vertraulichkeit bleiben gewahrt, auf Wunsch Betrieb auf Ihren Servern
Aus dem echten Einsatz
Aus der Praxis: erprobte Automatisierung über alle Kanäle
Floxio automatisiert nicht nur das Telefon. Wir fangen Routineanrufe ab, sortieren das Postfach nach Anliegen, erfassen und ordnen Dokumente zu, haken bei fehlenden Unterlagen nach und führen alles übersichtlich zusammen. Dieselbe Technik läuft seit Monaten im eigenen Betrieb (am Telefon und im Postfach, u. a. unsere Assistenz Jenny). Auf eine Kanzlei übertragen geht es um Mandantenanfragen, Belege und Fristen – mit einer klaren Grenze: keine steuerliche oder rechtliche Beratung; Fachliches geht immer an den Menschen.
- Routineanrufe abgefangen, Rückrufe sauber notiert
- Postfach nach Anliegen vorsortiert
- Dokumente erfasst, zugeordnet, fehlende markiert
- Fachliches landet beim Menschen, nicht bei der KI
Telefon
Routineanrufe abfangen, Rückrufwünsche für den Sachbearbeiter notieren.
E-Mail & Dokumente
Postfach vorsortieren, Belege erfassen und dem Mandanten zuordnen.
Prozesse & Fristen
Fehlende Unterlagen erkennen, freundlich nachhaken, Erinnerungen anstoßen.
Klare Grenze
Keine Steuer- oder Rechtsberatung – Fachliches geht immer ans Team.
So entsteht Ihre Lösung
Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb
Wir gehen Ihren Kanzlei-Alltag durch, bauen passgenau und gehen erst live, wenn die Abläufe sitzen.
1
Potenzialanalyse
Wir schauen, welche Anrufe, Mails und Dokumentenwege am meisten Zeit fressen – und was sich datenschutzkonform automatisieren lässt.
2
Aufbau & Anbindung
Wir bauen den Agenten, definieren klare Grenzen (kein Fachliches) und binden Postfach, Ablage und Telefon an.
3
Test mit Ihren Fällen
Wir prüfen typische Mandantenanfragen gemeinsam, bis Sortierung, Nachhaken und Eskalation sauber laufen.
4
Go-Live & Betreuung
Der Agent geht in den Betrieb, wir messen mit und bessern nach – besonders im Hinblick auf die Saison.
Passende Leistungen
Womit wir in Kanzleien typischerweise starten
Sicher & vertraulich
Vertraulichkeit hat in der Kanzlei Vorrang
DSGVO-bewusst & vertraulichMandantendaten verschlüsselt übertragen, Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir erfassen nur, was organisatorisch nötig ist – auf Wunsch Betrieb auf Ihren Servern.
Sensibles geht an MenschenFachliche und heikle Fälle werden nicht von der KI abgehandelt, sondern an die Kanzlei übergeben.
Saubere ProzesseKlare Grenzen und Freigaben – auf Wunsch self-hosted auf Servern in Ihrer Hand.
14 Tage kostenlosOhne Einrichtungskosten. Erst danach zahlen Sie etwas.
Häufige Fragen
Was Kanzleien vor dem Start wissen wollen
Gibt die KI steuerliche oder rechtliche Auskünfte?
Nein. Der Agent übernimmt ausschließlich Organisation – Anfragen sortieren, Dokumente erfassen, Standardfragen zum Ablauf beantworten, Rückrufe aufnehmen. Jede fachliche Frage wird als solche erkannt und an Ihre Kanzlei weitergegeben. Beratung bleibt beim Menschen.
Lässt sich Floxio an DATEV oder unsere Kanzleisoftware anbinden?
Wir binden an, was eine Schnittstelle bietet – Postfächer, Kalender, Ablage (z. B. Drive), CRM, APIs und n8n-Workflows. Ob und wie sich Ihre konkrete Umgebung rund um DATEV sinnvoll andocken lässt, prüfen wir ehrlich in der Potenzialanalyse, statt es vorab zu versprechen.
Wie steht es um Schweigepflicht, DSGVO und Auftragsverarbeitung?
Vertraulichkeit hat in Kanzleien Vorrang. Wir arbeiten DSGVO-konform, schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab und verarbeiten Daten auf Servern in der EU – auf Wunsch auf Ihren eigenen Servern mit eigenen Freigabeprozessen. Details in unserer Datenschutzerklärung.
Erkennt der Agent dringende Fälle und fehlende Unterlagen?
Ja. Eingehende Anliegen werden eingeordnet, Dringendes wird sichtbar gemacht, und beim Dokumenteneingang fällt auf, wenn etwas fehlt – der Agent kann dann freundlich nachhaken. Was zu einer fachlichen Bewertung führt, geht an Ihr Team.
Wie viel Aufwand kommt auf die Kanzlei zu?
Wenig. Wir brauchen ein Gespräch, Zugriff auf die nötigen Systeme und Ihr Wissen zu den häufigsten organisatorischen Fragen. Bau, Anbindung und Test übernehmen wir – Sie geben am Ende frei.
Was kostet das, und wie schnell ist es einsatzbereit?
Der Einstieg liegt bei 249 € im Monat, Business ab 449 €, Pro ab 899 € – das passende Paket klären wir nach Bedarf, Details auf der Pakete-Seite. Eine erste Automatisierung steht oft in wenigen Wochen. Sie testen 14 Tage kostenlos, ohne Einrichtungskosten.
Potenzialanalyse
Holen Sie sich die Konzentration zurück
In 20 Minuten schauen wir gemeinsam, welche Routine Ihre Kanzlei am meisten ausbremst – und was sich datenschutzkonform automatisieren lässt. Kostenlos, unverbindlich, und Sie testen 14 Tage, bevor etwas kostet.