Klassifizieren & priorisieren
Ordnung statt Chaos im Eingang.
- Mails nach Anliegen einsortieren
- Wichtiges nach oben, Routine markiert
- Spam und Werbung aussortiert
KI-E-Mail-Agenten · live im echten Betrieb
E-Mail-Agenten, die Ihr Postfach im Griff haben.
Eingang automatisch sortiert, Standardfälle beantwortet, Wichtiges eskaliert. Ihr Team kümmert sich nur noch um das, was wirklich eine Entscheidung braucht.
Datenschutz nach DSGVO
14 Tage kostenlos testen
Server in der EU
Floxio E-Mail-Agentarbeitet gerade das Postfach ab
Neue E-Mail: „Frage zu meiner Rechnung"
Anliegen erkannt, einsortiert, Antwort vorbereitet.
Neue E-Mail: „Beschwerde – dringend"
Als wichtig markiert und ans Team eskaliert.
Sortiert, beantwortet Standardfälle und eskaliert Wichtiges
Das Problem
Das Postfach läuft über – und das Wichtige geht darin unter
Jeden Morgen ein voller Eingang: Anfragen, Buchungen, Rechnungen, Rückfragen, dazwischen das eine wichtige Anliegen. Sortieren, lesen, beantworten kostet jeden Tag Zeit – und trotzdem rutscht etwas durch.
Postfach-FlutDutzende Mails am Tag, die meisten Routine – aber jede will gelesen und einsortiert werden.
Wichtiges geht unterDie dringende Anfrage liegt zwischen Newslettern und Standardmails – und wird zu spät gesehen.
Langsame ReaktionWer Stunden auf eine Antwort wartet, fragt beim Wettbewerb nach. Tempo entscheidet.
Manuelles SortierenJede Mail von Hand dem richtigen Ordner, der richtigen Person zuweisen – jeden Tag aufs Neue.
Anhänge & DokumenteBelege, Bestellungen, Formulare im Anhang – heraussuchen, zuordnen, ablegen kostet Zeit.
UrlaubsvertretungFällt jemand aus, staut sich das Postfach – oder Kollegen müssen sich erst einarbeiten.
Was die E-Mail-Agenten übernehmen
Sortieren, beantworten, eskalieren – Sie behalten die Kontrolle
Der E-Mail-Agent liest jede eingehende Nachricht, versteht das Anliegen und entscheidet, was er selbst erledigt und was ein Mensch sehen muss.
Beantworten & vorbereiten
Standardfälle direkt erledigt.
- Wiederkehrende Fragen selbst beantworten
- Antwortentwürfe zur Freigabe vorbereiten
- In Ihrem Ton und mit Ihren Infos
Anliegen erkennen
Versteht, worum es geht.
- Anfrage, Buchung, Rückfrage, Beschwerde
- Auch aus unklar formulierten Mails
- Leitet daraus die richtige Aktion ab
Dokumente & Anhänge zuordnen
Belege landen, wo sie hingehören.
- Anhänge erkennen und auslesen
- Dem richtigen Vorgang zuordnen
- Sauber ablegen, z. B. in Drive
Eskalation
Heikles erreicht einen Menschen.
- Dringende und sensible Fälle erkannt
- An die richtige Person übergeben
- Mit allem Kontext, ohne Nachfragen
Benachrichtigung
Sie bleiben im Bild.
- Hinweis bei wichtigen Eingängen
- Per E-Mail, Telegram oder Dashboard
- Nachvollziehbar, was erledigt wurde
Aus unserer eigenen Praxis
Daria arbeitet das Postfach im Hotel zum Rücking ab
Im Hotel zum Rücking in Northeim liest unser E-Mail-Agent Daria den Posteingang im echten Betrieb mit. Sie erkennt Buchungsanfragen und Rückfragen, sortiert sie ein und bereitet passende Antworten vor. Was eine persönliche Entscheidung braucht, markiert sie und gibt es ans Team weiter. So bleibt der Eingang geordnet, und niemand muss sich morgens erst durch einen Berg an Mails arbeiten. Denselben Mechanismus bauen wir für Ihr Postfach – mit Ihren Anliegen und Ihren Abläufen.
- Eingang automatisch vorsortiert
- Standardanfragen vorbereitet beantwortet
- Wichtige Fälle markiert und weitergegeben
- Das Team behält die Kontrolle über sensible Antworten
DariaE-Mail-Agent · live
Neue E-Mail: „Anfrage für ein Familienzimmer im Juli"
Als Buchungsanfrage erkannt, einsortiert und Antwortentwurf vorbereitet.
Neue E-Mail: „Unzufrieden mit dem Aufenthalt"
Als sensibler Fall markiert und ans Team zur persönlichen Antwort übergeben.
Sortiert, beantwortet Standardfälle und eskaliert Heikles
So läuft eine E-Mail durch
Vom Eingang bis zur Benachrichtigung – in vier Schritten
Jede eingehende Mail durchläuft denselben sauberen Ablauf. Der Agent erledigt die Routine und gibt den Rest geordnet an Ihr Team.
1
E-Mail geht ein
Der Agent liest jede neue Nachricht – auch Anhänge und unklar formulierte Anliegen.
2
Erkennen & sortieren
Er erkennt das Anliegen, priorisiert und ordnet die Mail dem richtigen Vorgang zu.
3
Antworten oder eskalieren
Standardfälle werden beantwortet oder als Entwurf vorbereitet, Heikles ans Team übergeben.
4
Benachrichtigung
Sie sehen, was erledigt ist und was Ihre Freigabe braucht – per E-Mail, Telegram oder Dashboard.
Für welche Branchen
Überall, wo das Postfach den Takt vorgibt
Der Mechanismus ist immer gleich – die Anliegen und Antworten passen wir an Ihre Branche an.
Hotels & GastgewerbeBuchungsanfragen erkannt, vorsortiert und mit vorbereiteten Antworten beschleunigt.
HandwerkAngebotsanfragen und Terminmails sortiert, statt abends im Auto abgearbeitet.
Kanzleien & SteuerberaterMandantenmails vorsortiert, Dokumente zugeordnet, Vertraulichkeit gewahrt.
ArztpraxenTerminwünsche und Standardfragen aus dem Postfach entlasten den Empfang.
ImmobilienInteressentenanfragen sofort sortiert und schneller beantwortet.
Weitere BranchenDienstleister und lokale Betriebe – jedes Postfach lässt sich vorsortieren.
Grenzen & Freigabe
Sensible Antworten gehen erst raus, wenn Sie es wollen
Sie entscheiden, wie viel der Agent eigenständig erledigt. Heikle und persönliche Antworten legt er Ihnen zur Freigabe vor.
Freigabe, wo es zählt
Standardmails kann der Agent direkt senden. Sensible oder ungewöhnliche Antworten bereitet er nur vor – abgeschickt wird erst nach Ihrer Freigabe.
Mensch entscheidet bei Ausnahmen
Beschwerden und Sonderfälle gehören in Menschenhand. Die KI übernimmt die Routine, der Mensch entscheidet bei Ausnahmen – sauber übergeben, nichts abgewimmelt.
Datenschutz & Sicherheit
DSGVO-konform, mit Daten in der EU
Datenschutz nach DSGVOVerschlüsselte Übertragung und ein klarer Umgang mit E-Mail-Daten.
Server in der EUVerarbeitung in europäischen Rechenzentren.
AuftragsverarbeitungWir schließen mit Ihnen einen AV-Vertrag.
Self-Hosting möglichAuf Wunsch Betrieb auf Ihren eigenen Servern.
Häufige Fragen
Was Unternehmen vor dem Start fragen
Antwortet die KI eigenständig?
So weit, wie Sie es möchten. Standardfälle kann der Agent direkt beantworten. Bei allem, was sensibel oder ungewöhnlich ist, bereitet er nur einen Entwurf vor und legt ihn Ihnen vor. Sie bestimmen, wo die Grenze liegt.
Ist eine Freigabe vor dem Versand möglich?
Ja. Sie können einen Freigabeschritt einbauen, bei dem Antworten erst nach Ihrer Bestätigung rausgehen – entweder für alle Mails oder nur für bestimmte Fälle wie Beschwerden und Sonderanfragen.
Welche Postfächer werden unterstützt – Gmail, Outlook?
Wir binden gängige Postfächer an, darunter Gmail/Google Workspace, Microsoft Outlook und Konten über IMAP. Welche Anbindung bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir in der Potenzialanalyse.
Lernt der Agent unseren Stil?
Wir richten den Agenten auf Ihren Ton, Ihre Formulierungen und Ihre häufigsten Antworten ein. So klingen die Mails nach Ihrem Betrieb und nicht nach einer Maschine. Im laufenden Betrieb bessern wir nach, wo es nötig ist.
Wie steht es um den Datenschutz?
Wir arbeiten DSGVO-konform, verarbeiten auf Servern in der EU und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Auf Wunsch läuft der Agent auf Servern in Ihrer Hand. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Wie viel Aufwand kommt auf uns zu?
Wenig. Wir brauchen ein Gespräch, Zugriff auf das Postfach und Ihr Wissen zu den häufigsten Anliegen. Einrichtung und Anbindung übernehmen wir. Testen können Sie 14 Tage kostenlos, ohne Einrichtungskosten.
Potenzialanalyse
Bringen Sie Ruhe ins Postfach
In 20 Minuten zeigen wir Ihnen, wie ein E-Mail-Agent Ihren Eingang vorsortiert, Standardfälle beantwortet und Wichtiges eskaliert. Danach testen Sie 14 Tage kostenlos, bevor etwas kostet. Passend dazu: unsere KI-Telefonassistenz, die Anfragen & Leads sowie Dashboards & Benachrichtigungen – oder vergleichen Sie die Pakete.