Anfragen ins CRM
Erfasst statt abgetippt.
- Anfragen aus Telefon, E-Mail, Formular
- Automatisch als Lead oder Kontakt angelegt
- Mit allen Angaben am richtigen Ort
Prozessautomatisierung mit KI & n8n
Prozesse, die sich selbst erledigen – mit Kontrolle, wo es zählt.
Schluss mit Medienbrüchen und manuellem Übertragen. Wir verbinden Telefon, E-Mail, Kalender, CRM und Ihre Tools zu Abläufen, die im Hintergrund laufen – und melden Ausnahmen ins Dashboard.
Datenschutz nach DSGVO
14 Tage kostenlos testen
Server in der EU
Das Problem
Die Arbeit zwischen den Tools kostet am meisten Zeit
Eine Anfrage kommt rein, dann beginnt das Übertragen: ins CRM tippen, einen Termin eintragen, eine Bestätigung schreiben, einen Beleg ablegen. Jeder dieser Schritte ist klein – zusammen fressen sie jeden Tag Stunden und gehen trotzdem manchmal vergessen.
Manuelles Übertragen zwischen ToolsDieselben Daten von Hand aus einem Programm ins nächste tippen – jeden Tag aufs Neue.
MedienbrücheVom Anruf zur Notiz, von der Mail in die Tabelle: An jedem Übergang geht Zeit und Genauigkeit verloren.
Dinge gehen vergessenDer Rückruf, das Nachfassen, die Erinnerung – wo alles von Hand läuft, fällt schnell etwas durch.
Keine ÜbersichtWas ist offen, was erledigt, wo hakt es? Ohne zentralen Blick bleibt vieles im Dunkeln.
DoppelarbeitDieselbe Info landet mehrfach an verschiedenen Stellen – aufwendig und fehleranfällig.
Was wir automatisieren
Vom Auslöser bis zur Ablage – ohne Zwischenschritte von Hand
Wir bauen Abläufe, die Ihre Systeme verbinden. Daten fließen automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden – und Ausnahmen landen bei einem Menschen.
Termin- & Rückruf-Workflows
Vereinbart und nachgehalten.
- Termine im Kalender eintragen
- Bestätigung und Erinnerung versenden
- Rückrufe und Follow-ups anstoßen
Dokumente & Belege
Ausgelesen und abgelegt.
- Inhalte aus Belegen und Formularen erfassen
- Dem richtigen Vorgang zuordnen
- Sauber ablegen, z. B. in Drive
Benachrichtigungen
Das Team bleibt im Bild.
- Hinweise bei wichtigen Ereignissen
- Per Telegram oder E-Mail
- Genau dort, wo Ihr Team ohnehin schaut
Website-Formulare anbinden
Keine Anfrage bleibt liegen.
- Formular-Eingänge automatisch verarbeiten
- Direkt ins CRM und ans Team
- Mit sofortiger Eingangsbestätigung
n8n, API & Webhooks
Verbunden mit dem, was läuft.
- Workflows mit n8n und eigenen Logiken
- Anbindung über APIs und Webhooks
- An bestehende Tools angedockt
Aus unserer eigenen Praxis
Prozesse, die Kanäle und Systeme verbinden
Ein guter Workflow endet nicht bei einem Kanal. Floxio führt Telefon, E-Mail, Anfragen, CRM-Einträge, Benachrichtigungen und Tool-Anbindungen in einem Ablauf zusammen – Routine automatisch, Ausnahmen geordnet ans Team. Diese Bandbreite betreiben wir täglich selbst, unter anderem mit der Telefon- und E-Mail-Automatisierung in unserem eigenen Hotelbetrieb, und bauen sie passgenau für Ihre Prozesse nach.
Auslöser aus jedem Kanal
Ein Anruf, eine E-Mail, ein Formular oder ein Lead startet denselben sauberen Ablauf – ohne Abtippen.
Logik & System-Update
Vorgänge werden zugeordnet, Einträge in CRM und Tools angelegt, Benachrichtigungen gehen automatisch raus.
Ausnahmen an Menschen
Was Entscheidung braucht, landet geordnet beim Team – mit allem Kontext, statt im Posteingang unterzugehen.
- Mehrere Kanäle laufen in denselben Ablauf
- Einträge entstehen automatisch, ohne Abtippen
- Benachrichtigungen halten das Team im Bild
- Ausnahmen werden sauber an Menschen übergeben
So läuft ein Prozess
Vom Auslöser bis zur Ausnahme – in vier Schritten
Jeder Ablauf folgt demselben Muster: Auslöser, Logik, System-Update – und Ausnahmen landen dort, wo ein Mensch hinschaut.
1
Auslöser
Ein Anruf, eine E-Mail, ein Formular oder ein Ereignis in einem Ihrer Tools startet den Ablauf.
2
KI & Logik
Die KI versteht das Anliegen, die Workflow-Logik entscheidet, welche Schritte folgen.
3
System-Update
Einträge werden angelegt, Termine gesetzt, Dokumente abgelegt, Bestätigungen versendet.
4
Ausnahme ins Dashboard
Was eine Entscheidung braucht, wird markiert und geordnet ans Team gegeben – sichtbar im Dashboard.
Für welche Branchen
Überall, wo Daten zwischen Tools wandern
Der Mechanismus ist immer gleich – die Tools und Abläufe passen wir an Ihre Branche an.
Hotels & GastgewerbeBuchungsanfragen, Kalender und Bestätigungen greifen automatisch ineinander.
HandwerkAnfragen werden zu Angeboten und Terminen, ohne abendliche Schreibarbeit.
Kanzleien & SteuerberaterDokumente und Mandantenvorgänge fließen geordnet an den richtigen Ort.
ArztpraxenTerminwünsche und Rückrufe laufen automatisch in die Praxisabläufe.
ImmobilienInteressenten landen direkt im CRM, Follow-ups stoßen sich von selbst an.
Weitere BranchenDienstleister und lokale Betriebe – wo sich Abläufe wiederholen, lohnt es sich.
Grenzen & Eskalation
Automatik für die Routine, Mensch für die Ausnahme
Nicht alles soll automatisch passieren. Wir bauen Abläufe so, dass Ausnahmen und sensible Schritte bei einem Menschen landen.
Ausnahmen an Menschen
Läuft ein Vorgang aus dem Muster – fehlende Angaben, ungewöhnlicher Fall – stoppt der Ablauf und gibt ihn ans Team weiter, statt blind weiterzulaufen.
Freigaben, wo es zählt
Kritische Schritte – etwa eine Zahlung oder eine sensible Antwort – können einen Freigabeschritt bekommen. Erst nach Ihrer Bestätigung geht es weiter.
Datenschutz & Sicherheit
DSGVO-konform, mit Daten in der EU
Datenschutz nach DSGVOVerschlüsselte Übertragung und ein klarer Umgang mit Ihren Daten.
Server in der EUVerarbeitung in europäischen Rechenzentren.
AuftragsverarbeitungWir schließen mit Ihnen einen AV-Vertrag.
Self-Hosting möglichAuf Wunsch Betrieb auf Ihren eigenen Servern.
Häufige Fragen
Was Unternehmen vor dem Start fragen
Welche Tools lassen sich anbinden?
Wir binden gängige CRM-, Kalender- und Buchungssysteme, E-Mail-Postfächer, Website-Formulare, Telegram, Drive sowie Tools mit API oder Webhook an. In der Potenzialanalyse prüfen wir, welche Ihrer Systeme sich sinnvoll verbinden lassen.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Wir docken an das an, womit Sie ohnehin arbeiten. Ziel ist, Ihre bestehenden Tools zu verbinden – nicht, Sie zu einem Umstieg zu zwingen.
Wer wartet die Automatisierung?
Das übernehmen wir. Wir behalten die Abläufe im Blick, bessern nach, wenn sich etwas ändert, und sind Ihr Ansprechpartner, wenn ein neues Tool dazukommt.
Ist n8n nötig?
n8n ist eines der Werkzeuge, mit denen wir Abläufe bauen – Sie brauchen es aber nicht selbst zu kennen oder zu betreiben. Wir richten alles ein und kümmern uns um den Betrieb.
Wie steht es um die Sicherheit?
Wir arbeiten DSGVO-konform, verarbeiten auf Servern in der EU und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Kritische Schritte können einen Freigabeschritt bekommen, und auf Wunsch laufen die Abläufe auf Servern in Ihrer Hand.
Wie starten wir?
Mit einer kostenlosen Potenzialanalyse. Wir schauen gemeinsam, welche Abläufe sich lohnen, welche Systeme dazugehören und in welcher Reihenfolge es Sinn ergibt. Testen können Sie 14 Tage kostenlos, ohne Einrichtungskosten.
Potenzialanalyse
Lassen Sie Ihre Prozesse für sich arbeiten
In 20 Minuten finden wir die Abläufe, die bei Ihnen am meisten Zeit fressen – und zeigen, wie sie sich verbinden lassen. Danach testen Sie 14 Tage kostenlos, bevor etwas kostet. Passend dazu: CRM & Follow-up, Dashboards & Benachrichtigungen und Anfragen & Leads – oder vergleichen Sie die Pakete.